To je jednostavno nacrt računa koji se šalje kupcu s određenim detaljima koji će kasnije biti uključeni u izvorni račun radi informiranja detalja i čekanja na njihovo odobrenje. Predračun nije uobičajeni dokument, već je izjava prodavateljeve predanosti promociji određene robe ili usluga kupcu.
Za razliku od najpoznatijih, ove fakture nisu evidentirane kao potraživanja od prodavatelja niti su evidentirane kao dugovanja, odnosno nisu dio računovodstva poduzeća kao takvog. U osnovi igra ulogu komercijalne ponude ili, ako je primjenjivo, nacrta fakture, budući da je ugovor o kupcu i prodavaču koji je uspostavljen kao obveza između oba prije sklapanja konačne ponude.
Još jedna upotreba koja se daje ovoj fakturi na komercijalnoj razini je kao bon, koji određuje operaciju koja još nije dovršena, budući da kupac nije primio robu ili je platio. Da bi se detaljno prikazala razlika od obične fakture, predračun jasno navodi što je to u istom dokumentu, uz to što ima drugu numeričku seriju ili ona jednostavno nije numerirana i ne može je zamijeniti obična. U području prava, ovaj se račun koristi kao završna rečenica kako bi se omogućio razvoj pravnog postupka. Sa svoje strane, u međunarodnoj trgovini ovaj se račun mora dostaviti carini kada stvarni nije dostupan u trenutku otpreme.
U slučaju lingvistike postoje dvije uspostavljene skupine, a to su:
- Zamjenička proforma: najpoznatija je, služi za davanje imenske fraze ili odrednice, ako je primjenjiva.
- Neimenovana proforma: u našem jeziku takav koncept ne postoji, ali u talijanskom, francuskom ili katalonskom jeziku se koristi. Njegova je funkcija zamjena prijedložne fraze, ovisno o jeziku, ona može imati razlike i posebnosti.
Na podataka koja se šalje u navedenom računu su sljedeće:
- Datum.
- Imena.
- Poslovni razlozi prodavača i kupca.
- Precizna denominacija i količina robe.
- Jedinična cijena i količina robe.
- Oblik i uvjeti plaćanja.
- Vrsta pakiranja.
- Uvjeti isporuke robe.
- Nije potreban autorizirani potpis.
- Spomenuti podaci mogu se poslati u komercijalnu fakturu nakon što kupac potvrdi narudžbu.
