Izraz Memorandum latinskog je podrijetla i kad se prevede na španjolski znači "nešto što treba pamtiti". Iz tog razloga uporaba koncepta prihvaća nekoliko upotreba. Stoga se može reći da je memorandum u svom osnovnom prihvaćanju, vrsta izvješća koje je upućeno osobi ili skupini njih u kojem je izraženo nešto što se mora uzeti u obzir za datu stvar. S druge strane, to se također može definirati kao bilježnica ili bilježnica u koju su zapisane stvari kojih bi se osoba trebala sjećati u budućnosti. U memorandumu je moguće odrediti različite vrste informacija, poput obavještavanja o nekim last minute informacijama, nekom posebnom zahtjevu itd.
U diplomatskom svijetu memorandum se odnosi na komunikaciju manje naglašenu od sjećanja i bilješke, u kojoj je sažet niz događaja i razloga koji se moraju uzeti u obzir u pitanjima od veće važnosti. Diplomatski memorandum uglavnom ne potpisuje urednik. Treba imati na umu da RAE također jasno navodi da se memorandum može odnositi na bilješku koja se ručno šalje osobi iz iste tvrtke ili organizacije. Unatoč činjenici da je točna riječ memorandum, danas ljudi često zamjenjuju memorandum, izvedenicu iz množine izvorne riječi.
Memorandum se sastoji od niza fiksnih elemenata u koje se moraju smjestiti izuzetno relevantni podaci i zahvaljujući njima moguće ih je razlikovati od ostalih informativnih i komunikativnih tekstova. Među tim elementima mogu se navesti najvažniji, kao što su: mjesto, datum, kome je upućeno, predmet, sadržaj teksta, oproštaj, potpis, kopija pošiljatelja i podnožje, ako je potrebno.
Važno je napomenuti da memorandumi nemaju završni odlomak, jer se podaci jednostavno prenose i završavaju potpisom i pečatom. Međutim, jezik koji se koristi za pisanje memoranduma mora biti formalan, tako da prenosi poštovanje i dočarava važnost predmeta koji se priopćava i prenosi.
