Potvrde kao dokument služe kao dokaz. Pretpostavimo da muškarac unajmi benzinskog da uspostavi novu vezu u svojoj kući. Oboje se slažu da će se plaćanje izvršiti u dvije rate: Kada vlasnik kuće prvo plati, plinska tvrtka mu daje račun koji funkcionira poput zapisa. Na papiru možete pročitati: "Dobio sam od gospodina X zbroj Y pesosa za". Na taj način, u slučaju moguće potražnje za plinom zbog navodnog neplaćanja, osoba koja je angažirala uslugu može pokazati račun koji mora potpisati osoba koja štedi novac.
Postoje različiti formati računa. U nekim se slučajevima ista potvrda popunjava u dva primjerka, ostavljajući kopiju za onoga koji plaća, a drugi za onoga koji dobiva novac. U drugim slučajevima račun može poslužiti kao potvrda.
Razlika između fakture i računa je u svakom slučaju važna, jer računi uglavnom nemaju poreznu vrijednost niti imaju ulogu bona povezanog s porezom. Postoje i drugi povezani pojmovi, koje općenito javnost općenito također doživljava kao sinonime, premda ih poduzetnik mora savršeno razumjeti kako bi pokušao poslovati s najvećom mogućom transparentnošću i zakonitošću.
Potvrda o plaćanju služi kao potvrda da ste platili uslugu ili proizvod. Ponekad ima i funkciju fiskalne kontrole.
Postoje različite vrste, ovisno o formatu, ako je registriran i ostalim karakteristikama:
- Račun ili račun za plaćanje: su podaci o pošiljatelju i primatelju, pojedinosti o proizvodima i uslugama koje isporučuju, cijene udjela, ukupne cijene, popuste i poreze.
- Ulaznica ili karta: Obično ih tiska fiskalni tiskar (tamo gdje je registriran) na kolutu papira (koji se zatim reže ručno ili automatski) širine znatno manje od računa. Svaka se ulaznica automatski registrira u memoriji pisača. U Argentini oni s fiskalnim pisačem moraju tiskati karte bez iznimke (ne postoji minimalni iznos).
- Dokaz ili primitak uplate: postoje detalji izdani ček u korist osobe ili tvrtke, te detalji računa ili usluga koji se plaćaju ovim izdanim čekom, tko njime upravlja, tko ga pregledava, tko ga prima prema s opisom, datumom primitka, opisom računa (plaćeni brojevi), ukupnim cijenama, popustima i porezima. Koristi se za bilježenje od strane tvrtke što je plaćeno ili napravljeno izdavanjem spomenutog čeka koji se nalazi u kopiji bona.
