Etimologija riječi Arhiv potječe od latinskog "Archivum" što znači "prebivalište sudaca". Danas je riječ datoteka namijenjena upućivanju na mjesto ili odredište na kojem se pohranjuju i čuvaju dokumenti koje bi mogli stvoriti ljudi ili institucije, pa iz tog razloga datoteke mogu biti privatne ili javne.
Temeljna svrha svake arhive je imati mogućnost pohranjivanja, naručivanja i klasificiranja dokumenata, tako da se, kada ih treba pretražiti, mogu učinkovito i brzo pronaći.
U svijetu računarstva pojam datoteka (ili datoteka s engleskog jezika) obično se koristi za označavanje skupa podataka ili digitalnih podataka koji se temelje na "bitovima ili binarnim informacijama" koji se mogu spremiti i kasnije koristiti pomoću postojeće aplikacije na računalu ili bilo kojem drugom tehnološkom uređaju. Računalna datoteka pohranjena je na tvrdom disku računala i sastoji se od imena i nastavka mape koja je sadrži (primjer: ime datoteke.ext).
Imajte na umu da se datoteke na računalu ne pohranjuju na isti način, tekstualna datoteka sprema se drugačije od slike, videozapisa ili glazbene datoteke; Ni prostor koji zauzimaju na tvrdom disku nije jednak, jer se njihov sadržaj razlikuje. Prednosti digitalnih datoteka su u tome što se mogu premještati, kopirati, brisati, mijenjati mjesto itd. S naših računala, na primjer, mogu ih dijeliti i društvene mreže i slati e-poštom.
Međutim, mora se uzeti u obzir da su arhivi dio povijesti čovječanstva otkad je počelo bilježiti svoj život, jer su najvažniji podaci ili dokumenti uvijek bili pohranjeni u fizičkim arhivima, budući da nije bilo tehnologija koju danas imate. Ti su se dokumenti čuvali u velikim skladištima, kutijama ili policama. Iako je jedan od njegovih najvećih nedostataka to što je vremenom propadanje papira neizbježno i oni gube sav sadržaj. Unatoč tome, ne možemo zaboraviti da postoji mnogo knjiga i fizičkih dokumenata koji imaju amblematičnu povijesnu vrijednost, pa ćemo ih zbog toga uvijek pokušavati održavati u najboljem mogućem stanju.
