Dijagram koji korak po korak prikazuje proces ili sustav poznat je kao dijagram toka ili dijagram toka, koji se koristi u brojnim područjima, bilo da se planira, dokumentira, poboljšava itd. Koriste se nizom simbola koji označavaju svaki od izvedenih koraka, poput pravokutnika, romba i kruga, koji moraju biti poznati kako bi se moglo napraviti dijagram toka. Neki od najčešćih dijagrama su sustavi, podaci i dokumenti, no za njihovu razradu potrebno je temeljito slijediti nekoliko koraka.
Što je dijagram toka
Sadržaj
Razumijevanje što je dijagram toka zaista je važno jer putem njih možete riješiti razne probleme s procesima unutar organizacije. Najprihvatljivija definicija dijagrama toka je ona " dijagramski graf koji se koristi za označavanje redoslijeda kojim se moraju izvršavati upute da bi se mogao riješiti određeni problem." Općenito, ova vrsta grafa koristi se u područja poput ekonomije, programiranja, kognitivne psihologije, pa čak i industrijskih procesa.
Ti se dijagrami mogu temeljiti na bilo kojem procesu, primjer dijagrama toka može biti sustav osvjetljenja žarulje ili postupak pripreme recepta za hranu.
Karakteristike dijagrama toka
Glavne karakteristike dijagrama toka su sljedeće:
- Trebali bi biti što precizniji, jer su vrlo dugi dijagrami obično složeniji za razumijevanje i asimilaciju, pa su manje praktični.
- Moraju sadržavati odgovarajuće simbole u skladu s prikazanim postupkom, koji sprječava njihovo pogrešno tumačenje.
- Tijekom promatranja dijagrama, koraci koje treba slijediti u procesu ili sustavu trebaju biti izravno uhvaćeni, bez potrebe za čitanjem dugih bilješki koje se odnose na spomenuti postupak.
- Treba imati na umu da se karakteristike dijagrama toka mogu razlikovati ovisno o vrsti dijagrama i procesu koji se opisuje.
Čemu služi dijagram toka?
Ovi su grafikoni vrlo korisni za raščlambu bilo koje aktivnosti koju želite obavljati na industrijskoj i uslužnoj razini u bilo kojem od njezinih područja. Dijagram toka poduzeća izuzetno je važan, jer preko njega možete znati redoslijed kojim djeluje i postupke koji slijede za dobivanje njegovog proizvoda. Na isti se način koriste za opis bilo kojeg sustava ili metode koji se moraju implementirati u njih, omogućujući jasno razumijevanje bilo kojeg postupka koji se provodi, kao i njegovog rada, što zauzvrat pridonosi njihove naknadne studije i moguće preinake za njegovo poboljšanje.
Dijagrami toka mogu čak zamijeniti duge stranice tekstova, budući da je ljudski mozak crtajući, bolje komunicira s informacijama koje sadrži. Zbog toga je važno znati što je dijagram toka.
Najčešći simboli dijagrama toka
Simbol početka / završetka
Prikazana je ovalnom masom, odgovorna je za označavanje početne točke i završetka postupka, općenito uključuje riječi u njoj, poput "početak" i "kraj", prema potrebi. To se također naziva terminatorskim simbolom i može pored navedenog ukazivati na mogući rezultat putanje.
Simbol radnje ili procesa
U ovom slučaju simbol koji se koristi je pravokutnik, treba napomenuti da će svaki pravokutnik označavati korak unutar sustava ("dodati sir u pizzu") ili, u protivnom, potproces za one sustave veće složenosti ili veličine (razviti pizza), što ga čini jednim od najčešće korištenih simbola u dijagramima.
Ispisan simbol dokumenta
To je pravokutnik čija je donja crta zakrivljena, ovo predstavlja ulaz ili izlaz podataka koje ljudi mogu pročitati, poput dokumenta ili ispisanog izvješća, iako to može biti i e-pošta, dok u slučaju Prodajna mjesta mogu biti dopis ili pismo.
Simbol više dokumenata
Sličan je onom gore opisanom, međutim u ovom su slučaju prikazana tri simbola koja su postavljena jedan iza drugog, što ukazuje na ulaz ili izlaz različitih dokumenata u procesu. Poput simbola ispisanog dokumenta, neki primjeri mogu biti: ispis izvješća ili e-pošte za unos i dopisa za izlaz.
Odluka ili simbol grananja
Oblikovan je poput romba i označava nepoznanicu na koju se mora odgovoriti, čime nastaje grana koja ukazuje da će tijek sustava slijediti smjer prema navedenoj odluci. Oni redovi koji ukazuju na različite odluke potječu iz različitih točaka romba i to se može dogoditi u skladu s navedenim odgovorima.
Ulazno / izlazni simbol
To se naziva i simbolom podataka i koristi se za prikaz ili označavanje podataka koji ulaze i izlaze iz sustava, poput narudžbe kupca (ulazak u sustav) i prodaje proizvoda (izlazak). Treba napomenuti da simbol papirnate trake predstavlja ulaz i izlaz, no zamijenjen je njime.
Simbol ručnog unosa
Ovaj simbol predstavlja da će osoba izvršiti postupak ručno. Drugim riječima, podaci na terenu ili korak koji treba slijediti u sustavu moraju se provoditi pomoću ručnog uređaja, poput tipkovnice. Još jedan primjer može biti prijava na računalo i korisnik se traži lozinku.
Simbol pripreme
Kroz ovaj simbol naznačeno je da su prije nastavka postupka potrebne prilagodbe ili neke preinake. Točka je razlike između koraka u kojima se postupak priprema i gdje se postupak izvodi. Omogućuje uključivanje konfiguracije u još jedan korak unutar istog sustava.
Simbol konektora
Oblikovan je poput kugle, a karakterizira ga označavanje da će se na tom mjestu izvršiti inspekcija i da će se postupak nastaviti tamo gdje je postavljen identičan crtež. Općenito, ova se slika koristi u složenijim dijagramima i odgovorna je za povezivanje elemenata koji su odvojeni na istoj stranici.
Simbol fuzije
Označava da će se u ovom koraku dvije ili više niti kombinirati u jednu. Oblik koji ima je obrnuta piramida.
Vrste dijagrama toka
Dijagrami tijeka dokumenata
Njegova je svrha ukazati na kontrole koje postoje u tijeku dokumenata, kroz komponente procesa. Ovu vrstu dijagrama treba čitati slijeva udesno, na primjer: postupak prijevoza dokumenata do mjesta gdje su potrebni.
Dijagram toka podataka
Kroz njih se prikazuju kontrole koje određuju protok podataka unutar procesa. Koriste se za označavanje kanala putem kojih se podaci šalju, na primjer: koriste se u softverskom inženjerstvu, za pružanje pristupa usmjerenog na tehnički razvoj.
Dijagrami protoka sustava
Označava veličinu podataka koji prolaze kroz najvažnije komponente procesa, poput medija za pohranu, komunikacijskih mreža, procesora, unosa podataka i programa.
Dijagram općeg toka
Upotrebljava se za opisivanje svake faze koja čini postupak proizvodnje ili usluge, predstavljajući svaki od koraka koje treba slijediti za dobivanje navedenog proizvoda. Na primjer: postupak punjenja pića u punionici.
Dijagram tijeka rada
Tokovi rada su zacrtani, uobičajeno je koristiti uredske informacije i dokumentaciju, uz uključivanje zadataka. Na primjer: grafički prikažite korake potrebne u zdravstvenom centru za posjet.
Dijagrami protoka programa
Kroz njih se prikazuju kontrole koje su ugrađene u program koji je pak dio procesa. Na primjer: postupak rada stroja, koji je istodobno dio većeg sustava.
Detaljan dijagram toka
U ovoj se klasi izlažu sve pojedinosti svake od aktivnosti procesa, povratne informacije, smjernice, točke na kojima bi se, između ostalog, moralo donositi odluke, na primjer: kada se u proizvodnoj liniji mora odabrati proizvod dovršili i odbacili one koji predstavljaju neuspjehe.
Dijagram toka proizvoda
Služi isključivo za opisivanje načina izrade određenog proizvoda. U ovom dijagramu određuje se koja će biti sirovina koja će se koristiti. Na primjer: kada se pravi neka vrsta kruha i navodi se vrsta brašna koja se koristi i kako treba koristiti.
Dijagram toka procesa
Ova vrsta odražava odnose između glavnih komponenata industrijskog postrojenja. Široko se koristi u poljima kemijskog i procesnog inženjerstva.
Na primjer: koristi se za poboljšanje ili dokumentiranje procesa ili oblikovanje novog.
Logički dijagram toka
To je vrsta dijagrama koji se fokusira na tvrtke i njihove aktivnosti. To je alat koji grafički simbolizira slijed koraka procesa, demonstrirajući logični slijed tih koraka za rješavanje ili razvoj procesa. Na primjer: pomaže u otkrivanju i pronalaženju pogrešaka u procesu.
Dijagram toka odlučivanja
To pridonosi proučavanju strategija kako u smislu unutarnjeg odnosa, tako i u skladu s eksterijerom. Na primjer: komunikacijski proces unutar jednog od odjeljaka tvrtke
Kako nacrtati dijagram toka
1. Prvo što se mora uzeti u obzir da bi se znalo izraditi dijagram toka jest utvrđivanje elemenata koji će činiti sustav, jer će to pomoći da se nacrta u ispravnom redoslijedu tako da ga može lako razumjeti. Neke su komponente:
- Ulaz ili ulazi: to su razne vrste podataka, poput tablica, informacija, dokumenata, članaka, između ostalog. Što se koristi unutar sustava i nakon toga transformira u izlaze.
- Obrada: radnje koje se kroz tehnike i alate implementiraju u ulaze, koji se zatim pretvaraju u proizvode ili izlaze.
- Izlazi ili izlazi: plod je procesa i koji, poput unosa, mogu biti dokumenti, materijali, članci itd.
2. Drugi je korak znati koji se simboli koriste i značenje svakog od njih.
3. Nacrtajte svaki korak ispravnim redoslijedom. Treba napomenuti da u nekim slučajevima postoje koraci koji se događaju paralelno ili koji, ako to ne uspiju, moraju pričekati izlaz drugih prethodnih procesa.
4. Nacrtajte strelice koje povezuju procese.
5. Dalje, simboli bi trebali prikazivati što se događa u svakom koraku procesa, odnosno hoće li se pričekati još jedan korak, čekati dokumente ili podatke ili donijeti odluka.
6. U ovom trenutku trebaju se nacrtati simboli koji odgovaraju svakom koraku sustava.
7. Napokon treba pregledati rezultat.
Trenutno postoje razni alati za razvoj ovih dijagrama do te mjere da je na webu moguće pronaći programe za izradu dijagrama toka, čime se otvaraju vrata važnom alatu, tako da je dostupan onima koji ga trebaju, pa čak i, pružiti vam mogućnost izrade internetskog dijagrama toka.
