Indeksiranje se podrazumijeva postupak detaljnog opisa sadržaja spisa ili dokumenta, uglavnom izdvajanje ključnih riječi koje na odgovarajući način predstavljaju tekst. Njegova je glavna upotreba kada se datoteke trebaju dohvatiti ili pretražiti unutar sustava za dohvaćanje, organizacije ili skladišta, kako bi se smanjilo vrijeme pretraživanja i širenja. Moderira se prema normi ISO 5963, nametnutoj 1985. Točnije, razvija se svojevrsni indeks koji pomaže svakom dokumentu, koji ne sadrži samo riječi od velike važnosti u sadržaju, već i sažetke istog, kao i da je slomili analiza teme. Slično tome, njime upravlja politika koja se može razlikovati ovisno o instituciji koja je zapošljava, iako su one uvijek prikazane u posebnim priručnicima za njih.
Kao i u mnogim postupcima, uključujući klasifikaciju i analizu dokumenata, sastoji se od nekoliko faza, jer se temeljito čita pitanje koje se nalazi u dokumentu; odaberite bitne točke na temi; raščlanite odabrane pojmove određenim riječima ili ih smjestite pod kontrolirani rječnik; konačno, uspostavljaju se veze između pojmova koji su konačno izvučeni iz teksta. Stoga je besplatno indeksiranje postupak u kojem se prikazuje sažetak s ključnim pojmovima dokumenta, s tom razlikom što se to, u fazi stavljanja pod kontrolirani rječnik, ne koristi, već se predlažu riječi od strane subjekta koji obavlja djelatnost ili su preuzeti izravno iz dokumenta.
